Wir erleben derzeit viele Veränderungen in Organisationen, vor allem in der Art und Weise wie wir zusammenarbeiten. Ja, das stellt die Personalarbeit vor viele neue Herausforderungen. Und das Gute daran: statt voreilig auf jeden Trend einfach nur aufzuspringen, wird derzeit viel ausprobiert, getestet, reflektiert, optimiert und erst dann nach außen getragen. Schließlich geht es hierbei nicht um schnelle Abverkäufe, sondern um langfristige Bindungen. Im Fokus steht dabei die Employee Experience, also die Organisation als Arbeitgeber und ihre Beziehung zu den Mitarbeitern. Dabei ist ein überlegtes und besonnenes Vorgehen sinnvoll.
Im Wesentlichen teilt man Personalarbeit in drei Teilbereiche:
- Führungsarbeit – Kunden- und Lösungsorientierung vorleben, Personaleinstellung und -freisetzung, Ziele setzten, Strategien ausarbeiten, Umsetzung planen, Sinn stiften; Verständnis, Identifikation, Verantwortung, Initiative und Engagement herstellen; Mitarbeiter ausrichten, Wissen koordinieren, Mitarbeiter fördern und fordern, durch Mentoring und Coaching, Arbeitsmethodik vermitteln und vorleben, Arbeits- und Kommunikationskultur etablieren, für Selbständigkeit der Mitarbeiter sorgen, reifegradorientiert anleiten, trainieren, unterstützen und delegieren, Mitarbeiter und Teams einbinden und integrieren, für Kooperation sorgen, Konflikte einer Lösung zuführen, Leistung und Verhalten beobachten, beurteilen und korrigieren, Ergebnisse kontrollieren, für Selbstkontrolle sorgen, Mitarbeitergespräche und Jahresdialoge führen, Gehaltsverhandlungen, Dokumentation sicherstellen uvm.
- Personaladministration und Lohnbuchhaltung – Umfassende Unterstützung bei Recruiting-Maßnahmen, Personaldaten erfassen, Arbeitsvertrag und Vereinbarungen erstellen und verwalten, Einweisung in Sicherheitssysteme veranlassen und sicherstellen, Erfassung von Mitarbeitern in Personaladministrationssystemen und in der Finanzverwaltung, Erfassung in der Lohnbuchhaltung, Überwachung von Gehaltsstrukturen, Anmeldung bei Sozialversicherungen und Berufsgenossenschaften, Arbeitszeiterfassung, Verwaltung von Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub), Verwaltung von Übersichten bzgl. Befugnissen, Zugriffen, Vertretungen und Stellenbeschreibungen, Zugang zu und Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen, Verwaltung und Ablage sämtlicher mitarbeiterbezogener Unterlagen, Pflege von Personalakten, Einbindung in Initiativen zur Mitarbeitergesundheit uvm.
- Strategische Personalarbeit – Es geht um die Wettbewerbsfähig des Unternehmens auf zwei Märkten
- dem Absatzmarkt
- dem Markt für geeignete Arbeitskräfte
Was kommt auf moderne Personalarbeit zu?
Diese Personalarbeit muss sich daher mit wichtigen Trends und Herausforderungen auseinandersetzen, die auf das Unternehmen zukommen. Zu nennen sind sowohl der technischer Wandel mit seinen sozialen Innovationen wie soziale digitale Medien, neue Kommunikationstechniken, der Kultur- und Wertewandel, Demokratisierung von Organisation & Entscheidungen, der Umgang mit dem demografischen Wandel, Fachkräftemangel, Migration, Generation Y, Umgang mit souveräner werdenden Mitarbeitern, zunehmend diversere Talente mit entsprechend aufwendigerer Talentsuche, Zeit- & ortsunabhängiges Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, die Familienfreundlichkeit des Unternehmens, die Gesunderhaltung von Mitarbeitern und des gesamten Unternehmens, ausbalancierte psychologische Arbeitslast, Reduzierung der Belastungen aus Dauer-Reorganisation (CRM, WaWi, technischer Wandel,…), Lernende Organisation und lebenslanges Lernen, Industrie 4.0 uvm.
Die Gefahren mangelnder Personalarbeit
- zu wenig gute Fach- und Nachwuchsführungskräfte
- Missbrauch guter Fachkräfte als Führungskräfte und umgekehrt
- ungenügend ausformulierte Ziele und Strategien
- zu wenig Informationen über gute sowie schlechte Leistung und Verhalten
- Gründe für Demotivation werden nicht konsequent beseitigt
- zum Teil keine oder sehr schwach ausgeprägte Lern- und Führungskultur
Grundlegende Herausforderungen der Personalarbeit
Der geänderte Wertewandel der Mitarbeiter, die demografische Entwicklung, der Personalengpass und die Aufteilung von Fachwissen auf immer weniger Mitarbeiter, dies sind die Faktoren die dringend in Ihrer Personalarbeit zu berücksichtigen sind. Für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe, gilt es meiner Ansicht nach, u.a. folgende drei grundsätzliche Fragen für sich zu beantworten, woraus sich das neue Erfolgsmodell automatisch ableiten wird. Es stellt sich allerdings nicht mehr die Frage, ob etwas geschehen muss, sondern nur noch wann es umgesetzt wird!
- Wie schaffen wir es, unsere Mitarbeiter wissenstechnisch auf dem Laufenden zu halten, qualifizierte Bewerber in die Teams zu holen und langfristig für uns zu begeistern?
- Wie können wir unsere Hierarchien flach halten, um schneller, direkter und fachübergreifender zu kommunizieren?
- Welche Bereiche könnten wir guten Gewissens und problemlos outsourcen?
Nur so werden Sie als modernes Unternehmen gelten, das mit moderner Personalarbeit aufwarten kann. Innerhalb des Unternehmens gelangen die Unterlagen möglichst direkt zu den Personalverantwortlichen, werden von ihnen gesichtet, selektiert und gegebenenfalls an weitere involvierte Stellen im Haus weitergeleitet. Und last but not least sollte der Bewerbungsprozess von der Eingangsbestätigung der Bewerbung, über Einladungen zu Gesprächen oder AC-Tests, Beurteilungen des Bewerbers / der Bewerberin, bis hin zur Einstellung oder Absage ausschließlich elektronisch abgewickelt werden können.
Personalarbeit braucht mehr konsequentes Handeln und Bewusstsein für Relevanz
Ein Ärgernis, ist das mangelnde Bewusstsein für die richtigen Recruiting-Kanäle. Es gibt viele Beispiele für innovative Ideen, wie der Einsatz von Virtual Reality im Recruiting. Es gibt bereits erste Ansätze, solche fortschrittlichen Technologien in die Personalarbeit zu integrieren. Hierbei ist HR jedoch zu zaghaft, sie muss sich mehr trauen, denn innovative Ideen sprechen insbesondere junge Kandidaten an und können ein Wettbewerbsvorteil sein. Ein gutes Innovationsmanagement bedeutet auch, sich mit neuen Formen der Zusammenarbeit auseinanderzusetzen. Es sind nicht mehr nur die schicken Büros, die Mitarbeiter anziehen oder binden, heute sind es die Arbeitsbedingungen. Ob mobiles Arbeiten oder auch Konzepte wie „bring your own device“ – das Zusammenarbeiten wird individueller und erfordert die Offenheit gegenüber den Mitarbeitern und ihren Bedürfnissen.
Ein Rat: zuerst eine Strategie von Anfang bis Ende durchdenken, am besten als Prozess-Chart skizzieren und mit Kollegen testweise durchspielen, um Fehler oder Stolperstellen zu beseitigen.
Personalarbeit wird messbar
Die digitale Evolution führt uns in eine zahlen- und erfolgsorientierte Welt. Früher wurde einfach viel Geld in irgendwelche Maßnahmen investiert und man konnte nur erahnen, ob es etwas gebracht hat. Heute können wir das alles in Echtzeit messen. So ist erkennbar, an welchen Stellen noch Optimierungsbedarf besteht. Es bedarf zukünftig mehr betriebswirtschaftlicher und analytischer Kompetenzen.
Fazit
Statt immer nur mit dem Finger auf HR zu zeigen, wäre es also angebracht, in den Dialog zu treten und gemeinsam zu überlegen, welche Rolle die HR-Abteilung in den kommenden Jahren hat, insbesondere im Kontext der digitalen Evolution. Und dabei die Arbeitsweisen anpassen – werdet messbar! Alles, was man dazu braucht liefert ovaSOFT HRM. Testen Sie unsere Software kostenlos und profitieren Sie schon morgen von mehr Effizienz und Effektivität in Ihrer Personalarbeit.