Die digitale Personalakte scheint in vielen Unternehmen und vor allem bei der Einführung Fluch und Segen zugleich zu sein. Doch warum eigentlich Fluch? Wir gehen den angeblichen Contras einmal auf den Grund.
Zweifel sind oft unbegründet
Was hört man nicht alles für Gründe, die augenscheinlich gegen die Einführung und Verwendung einer digitalen Personalakte sprechen. Ist es die richtige Lösung? Braucht man eine digitale Lösung überhaupt? Das mit den Papierbergen funktioniert doch ganz gut und so weiter. Doch die Anforderungen an ein modernes Personalmanagement steigen von Tag zu Tag. Und doch wird diskutiert, argumentiert und hinterfragt, bis auch der letzte Zweifel irgendwie bekräftig werden kann. Die häufigsten Zweifel sind:
- Was ist, wenn das System nicht verfügbar ist? Dann kann ich nicht weiterarbeiten und Prozesse kommen zum Erliegen.
- Papierdokumente müssen doch trotzdem weiter behalten werden im Falle eines Rechtsstreits mit den (ehemaligen) Arbeitnehmern. Wieso brauchen wir dann ein digitales System?
- Wie kann es eine absolute Datensicherheit geben?
- Die Einführung und das Betreiben einer digitalen Personalakte sind viel zu teuer für unsere Unternehmung.
Die Liste könnte noch länger sein, schier endlos. Doch was hat es mit den genannten zweifeln auf sich? Und warum ist eine digitale Personalakte überhaupt notwendig?
Verfügbarkeit der digitalen Personalakte
Die Verfügbarkeit von Software und Programmen spielt aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung eine enorme Rolle, selbstverständlich. Und wir wollen bei der Wahrheit bleiben: 100% Verfügbarkeit kann kein Hersteller dieser Welt garantieren. ABER – 98 bis 99% schon, denn auch das ist Teil der Digitalisierung: ein hoher Reifegrad verfügbarer Lösungen. Wenn also im schlimmsten Fall jeden Tag – bei 8 Stunden Arbeitszeit – das System mit 2% ausfällt, dann ergibt das einen täglichen Ausfall von 9,6 Minuten. Pro Tag. Eine Raucherpause, wenn man so will ? Und da das ja nun wirklich nicht jeden Tag passieren wird, kann man bei einer gegebenen Verfügbarkeit über 98% diesen unwahrscheinlichen Arbeitsausfall vielleicht von der Contra-Liste streichen.
Papierkram trotz digitaler Personalakte
Ja, um im Rechtsstreit im Vorteil zu bleiben, sollten durch die Arbeitgeber alle wichtigen Dokumente (Abmahnungen, Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, etc.) im Original vorlegbar sein. Das ist sicherlich ein Nachteil, da eben doch eine Art doppelte Buchführung in diesem Bereich von Nöten ist. Doch zu beachten gilt: diese Prozesse sind die Ausnahme. Zeitaufwendige Bewerbungs- und Personalentwicklungsprozesse können viel strukturierter abgebildet und durchgeführt werden. Wenn man diese Zeitersparnis in „Geld“ umrechnet, können immer noch Kostenvorteile generiert werden. Und mal ehrlich: mit wie vielen (Ex-)Arbeitnehmern streiten Sie sich pro Jahr? Wohl hoffentlich nicht die Mehrzahl ?
Datensicherheit bei digitalen Personalakten
Datenschutz, DSGVO, etc. Alles große Themen, gerade aus der näheren Vergangenheit. Neben der grundsätzlichen Datensicherheit, die eher ein IT-Thema sind, als ein Personalthema, spielt das natürlich auch bei der digitalen Personalakte eine Rolle. Doch auch hier gilt es zu differenzieren. Denn wie sicher ist die Schreibtischablage im Büro vor einem ungewollten Zugriff? Ganz zu schweigen von einem Feuer- oder Wasserschaden im Büro… Durch ausgeklügelte und definierte Zugriffsrechte minimieren Sie Datenmissbrauch, erhöhen die Verfügbarkeit der Akten und Sie reduzieren die Verwendung von Zweitakten oder unzulässigen Randnotizen durch Kollegen oder Führungskräfte.
Kosten für moderne Personalakten
Abhängig von den Kosten, die natürlich zwischen den Herstellern extrem variieren, gibt es immer wieder Auswertungen zur Armotisationszeit. Hier eine allgemeingültige Aussage zu treffen, ist schwierig. Wir von ovaSOFT berechnen für den Kunden beispielsweise einzig die hinterlegten Akten und Prozesse anhand einer praxisorientierten Staffelung. Heißt: Sie bezahlen nur für die Datensätze und Mitarbeiter, die tatsächlich im System sind. Die Einrichtung von ovaSOFT HRM ist kostenlos und wir stehen Ihnen vor, während und nach der Einführung mit Rat und Tat zur Seite. Nicht nur mit unserem Entwicklungs- und Support-Team, sondern auch mit unseren HR-Experten.