Jahresgespräche dienen dazu, dass Vorgesetzte und Mitarbeiter/innen einmal jährlich strukturiert und zusammenfassend unter vier Augen Bilanz ihrer Zusammenarbeit ziehen. Sie tauschen sich über die Arbeitssituation und ihre Erwartungen aus, reflektieren gemeinsam die Arbeitsbedingungen, geben einander Rückmeldung zur Zusammenarbeit und besprechen Personalentwicklungsbedarfe und -möglichkeiten. Das Gespräch soll die Möglichkeit bieten, Schwierigkeiten und Perspektiven anzusprechen.
Das Jahresgespräch hat das Ziel die Zusammenarbeit, Aufgabenerfüllung und Personalentwicklung zu verbessern und damit positiv auf Arbeitszufriedenheit und -motivation, das Arbeitsklima und die Arbeitsleistung aller Beteiligten einzuwirken.
Das Gespräch soll ein offener und vertraulicher Dialog sein. Es geht um Verständnis für die jeweils andere Sichtweise, um ein ehrliches, wertschätzendes und konstruktives Feedback beider Seiten sowie um die Vereinbarung konkreter Maßnahmen. Im Jahresgespräch geht es nicht darum, die Mitarbeiter/innen zur Rede zu stellen oder Arbeitsaufgaben anzuweisen. Die Ergebnisse des Gesprächs sollen gemeinsam erarbeitet werden. Das Jahresgespräch ist eine Führungsaufgabe. Der/die direkte, unmittelbare Vorgesetzte ist in der Verantwortung, das Jahresgespräch mit seinen/ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu führen. Um die Anzahl der Gespräche handhabbar zu halten, kann in Bereichen, in denen mehr als 10 Mitarbeiter/innen tätig sind, ein Teil der Jahresgespräche auch an die Stellvertretung delegiert werden.
Jahresgespräche sind nicht das einzige Mittel zur Mitarbeiterbindung
Das Jahresgespräch findet zusätzlich zu täglichen Gesprächen, Fachgesprächen, routinemäßigen Dienstbesprechungen, Beurteilungsgesprächen und Konfliktgesprächen statt. Es muss einmal jährlich von der/dem Vorgesetzten angeboten werden. Den Mitarbeiter/innen steht es frei dieses Angebot anzunehmen.
Für jedes Jahresgespräch sollte ausrechend Zeit eingeplant werden, sollte jedoch zwei Stunden nicht überschreiten. Weiterhin wird empfohlen, einen Raum und Gesprächsrahmen zu wählen, der eine gute und störungsfreie Gesprächsatmosphäre ermöglicht. Beispielsweise sollte eine frontale Sitzordnung vermieden werden. Ebenso sind Unterbrechungen z.B. durch Telefonate oder Personen auszuschließen.
Das Gespräch findet während der Dienstzeit statt. Da sich beide Parteien auf das Jahresgespräch vorbereiten sollten, bedarf es einer sorgfältigen Planung. Die Terminierung, der zeitliche und organisatorische Ablauf liegen hierbei im Fokus der Vorbereitung. Die Terminvereinbarung sollte einvernehmlich mit einem entsprechenden Vorlauf von mindestens 2 Wochen erfolgen. Außerdem sollten Unternehmen Kompetenzprofile und Stellenbeschreibungen nutzen und Leitfäden zur Gesprächsvorbereitung zum Gesprächsablauf und zum Erstellen eines Protokolls entwickeln.
Das HRM Personalmanagement von ovaSOFT ermöglicht Ihnen, all die wichtigen Punkte für die Vorbereitung Ihrer Jahresgespräche unkompliziert und vollständig zu planen und träft damit einer erfolgreichen Durchführung aktiv bei. Durch das ausgeklügelte Stellenmanagement der Software, haben Sie alle Stellenbeschreibungen sofort mit wenigen Klicks zur Verfügung. Außerdem ermöglicht Ihnen die Software, die persönlichen Entwicklungsbögen und Kompetenzprofile als Gesprächsgrundlage schnell und unkompliziert zusammen zu stellen. Am Ende eines jeden Mitarbeitergespräches sollten beide Seiten zufrieden sein. Führungskräfte werden feststellen, wie sich eine gute Vorbereitung auszahlt.